norme AFNOR

johana · 2006-01-06 21:32:26

Bonjour tous le monde

je vous ecrit pour vous demandez quelque information sur le norme AFNOR
est ce que qelqu'un peut me dire ces norme

-généralité sur le classement
-facteurs de choix d'un classement
-but
-qualité d'un bon classement
-les différents ordres du classement
-les procedures du classement
-planning
-le classement éléctronique et l'archivage

merci d'avance

Admin · 2006-01-07 14:31:42

Votre question est assez générale.

Pour un exemple d'application de la norme classement :

http://www.genealogie-standard.org/saisir/patron.html#afnor

L'Afnor vend ses normes. www.afnor.fr

J'ignore si la norme française de classement est d'application dans les entreprises belges.

johana · 2006-01-07 16:02:53

merci
ja veux savoir qu'est ce qu'il dit ces norme à prorpos des point que j'ai donnée avant

Jojo · 2006-01-07 17:51:10

C'est une question scolaire ?

johana · 2006-01-07 17:56:26

pas une question mais c'est un cours qu'on n'a pas encors fait
les point que j'ai donnée c'est les sous titre du titre " oragnisation administratif"

Admin · 2006-01-07 23:57:43

Cool mais c'est tout de même supervaste :

1er problème : la norme Afnor d'archivage/classement sous-entend une mise à la norme ISO de l'entreprise.

La Norme AFNOR

L’AFNOR a publié le 20 juillet 1999 des « Recommandations relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes » (Norme NF Z 42-013). Elle fournit un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’assurer la conservation et l’intégrité de ceux-ci. En d’autres termes, elle vise à fiabiliser et à sécuriser les systèmes de GED (Gestion Electronique de Documents).

Elle s’applique aux systèmes informatisés utilisant des disques optiques de type WORM (Write Once Read Many) pour l’archivage : ces supports sont non réinscriptibles.

La norme couvre en particulier les opérations de numérisation des documents afin que l’organisme qui utilise ou souhaite stocker et restituer des documents électroniques soit en mesure de montrer que ces documents peuvent être considérés comme des représentations ou des copies fidèles des documents d’origine : cette norme a été écrite en fonction des dispositions de l’article 1348 du Code civil et couvre en particulier les opérations de numérisation de documents.

Cette norme fixe des recommandations d’ordre technique quant aux moyens matériels et logiciels, des consignes d’exploitation, de sécurité, de traçabilité des documents numérisés et d’audit périodique du système.

Concernant le problème de la pérennité des documents électroniques, la norme préconise la recopie périodique.

Cette norme suppose une véritable certification ISO du système d’archivage.

Cependant, la norme n’est pas suffisante, notamment :

- on ne peut pas se contenter d’y faire référence dans un cahier des charges ;

- publiée en 1999, c’est-à-dire avant la loi de mars 2000 sur la preuve électronique, elle ne traite pas du cas particulier de la conservation de documents comportant une signature électronique.

Elle est en cours de révision pour tenir compte des retours d’expérience. Un projet ISO équivalent est en cours de préparation.

Pré-requis généraux au titre de l’archivage :

- constitution quotidienne et archivage d’une liste récapitulative séquentielle et exhaustive des messages émis et/ou reçus et des anomalies éventuelles détectées lors des contrôles ;

- archivage des factures émises et reçues ;

- les informations émises et reçues doivent être conservées dans leur contenu originel, pendant un délai de six ans ;

- le support informatique sur lequel sont conservés les messages factures doit être alimenté automatiquement par le système des informations qui en sont directement issues ;

- l’obligation de conservation porte sur l’intégralité du message émis ou reçu ;

- la liste récapitulative et un fichier des partenaires avec lesquelles l’entreprise échange des factures par télétransmission doit être conservée dans les mêmes conditions ;

- possibilité de restituer les documents en langage clair à la demande de l’administration ;

- la restitution doit pouvoir être opérée de manière sélective.

Quelques pistes pour répondre à vos différents points

Définir la politique d’archivage électronique

L’archivage électronique correspond à un réel besoin : les banques, les entreprises, les administrations génèrent chaque année des millions de documents à conserver : chèques, factures, relevés, déclarations de toute nature. Or, le papier est un gros consommateur d’espace comparativement aux documents informatiques. En outre, l’informatisation permet d’automatiser et de faciliter les recherches.

En matière d’archivage de documents électroniques à des fins de preuve, il faut pouvoir démontrer que l’opération d’enregistrement des données s’est effectuée correctement et ceci à toutes les étapes de son traitement.

Les données sous forme électronique doivent être archivées dans des conditions offrant des garanties de sécurité contre toute altération, modification ou destruction et doivent pouvoir être restituées ou consultées ultérieurement et être conformes à leur forme et contenu initiaux.

Dans la perspective d’assurer la sécurité juridique d’un système d’échange électronique, il est essentiel de se préoccuper de l’archivage des documents électroniques dès la phase de conception du système.

Définition des besoins

Avant l’établissement du cahier des charges en vue de l’exploitation et/ou du développement du système de gestion de l’archivage électronique de l’entreprise, il sera nécessaire de déterminer les besoins de l’entreprise, par exemple en effectuant les démarches suivantes :

- analyse du patrimoine à archiver (identification des documents électroniques à conserver) :

. Quels documents l’entreprise souhaite/doit conserver sous forme électronique ?

. Dans quel but (juridique, administratif, historique, comptable, fiscal) ?

- analyse des contraintes juridiques :

. Quelle est la durée de conservation fixée par les textes pour les documents en cause ?

. Quelles sont les garanties générales que doit fournir le système d’archivage (intégrité, restitution, fidélité par rapport au contenu initial) ?

. Existe-t-il des exigences particulières (par exemple exigences de l’administration fiscale, contraintes résultant de la législation sur les données personnelles) ?

. Quels sont les risques juridiques encourus en cas de non conservation ?

- définition des procédures organisationnelles (gestion des droits d’accès au document archivé) :

. Qui à accès à quoi ? (services internes, organismes extérieurs)

. Selon quelle fréquence ?

. A quelle occasion (nécessité du service, audit, contrôle de l’administration, litige) ?

. Comment seront indexés les documents (détermination du plan de classement) ?

Il faudra ensuite déterminer les outils techniques qui permettront d’appliquer ces procédures et de répondre à ces besoins.

Le support choisi doit être inaltérable et les données qu’il contient facilement transférables sur un autre support. A côté des cédéroms de type WORM, de nouvelles solutions apparaissent. Par exemple, le Century Disc, cédérom en verre recouvert d’une couche métallique.

Et la source bien évidemment de tout cela :

http://www.clic-droit.com/web/editorial/dossier.php?dossier_id=21

johana · 2006-01-08 00:16:22

merci infiniment de votre aide
c très gentil de votre part

Jojo · 2006-01-08 00:18:22

Adm, vous aurez 20/20 à l'examen ... et l'intervenante devrait avoir ZERO ...

johana · 2006-01-08 00:24:16

pas tout à fait, porquoi tu dit ça?

Admin · 2006-01-08 01:14:01

Merci Jojo,

On est là pour aider hein ! (quand on peut) :idea:

Voilà, good luck à l'intervenante avec son (?) travail, cours, prof ??? :bj:

johana · 2006-01-08 03:12:29

merci Admin, bon week-wend smile

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